Administratieve vereenvoudiging en actualisering van de codex welzijn op het werk

Op 10 juni 2024 werd een koninklijk besluit tot administratieve vereenvoudiging en actualisering van diverse bepalingen van de codex over het welzijn op het werk in het Belgisch Staatsblad gepubliceerd. Het besluit is in werking getreden op 20 juni 2024.

Het ‘Only Once’-principe

Met dit koninklijk besluit wordt de codex welzijn op het werk in overeenstemming gebracht met het principe van de unieke gegevensinzameling door de overheid bij burgers en bedrijven; dit is het zogenaamde ‘Only Once’-principe.

Deze Only Once-regel houdt de volgende basisprincipes in:

• gegevens die reeds beschikbaar zijn in een authentieke bron moeten niet opnieuw worden meegedeeld aan een federale overheidsdienst;
• een model of formulier dat bij een procedure hoort, wordt niet meer opgenomen in de bijlagen bij de regelgeving zodat het proces van wijziging van het model of formulier eenvoudiger kan verlopen;
• er komt een volledige gelijkschakeling tussen elektronische en papieren formulieren.

Schrappen van modellen en formulieren in de bijlagen bij de codex en invoering van nieuwe modellen en formulieren

De modellen en formulieren die in een bijlage bij de codex zijn opgenomen, worden opgeheven en vervangen door een model of formulier op de website van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. Het betreft onder meer het formulier voor de gezondheidsbeoordeling, het model van verslag van het onderzoek van een ernstig arbeidsongeval, enz.

Bovendien worden er ook een aantal nieuwe modellen en formulieren gecreëerd die eveneens op de website van de FOD Werkgelegenheid beschikbaar zullen zijn. Dit gaat bijvoorbeeld over het model voor het opmaken van een controleverslag door een externe dienst voor technische controle of het formulier voor een aanvraag tot opname op de lijst van instellingen die een basiscursus voor preventieadviseurs organiseren.

De modellen en formulieren op de website houden rekening met het principe van het niet opnieuw opvragen van gekende informatie uit een authentieke bron door bijvoorbeeld naar het KBO-nummer van een onderneming te vragen in plaats van naar het adres van de onderneming.

Schrappen van verklaringen op erewoord

Verder worden ook de verklaringen op erewoord voor instellingen die een aanvraag indienen, geschrapt. Voortaan wordt het principe gehanteerd dat de instelling door de aanvraag te doen op zich de verbintenis aangaat om de wettelijke voorwaarden na te leven. Dit zal onder andere van toepassing zijn bij de aanvraag tot opname op de lijst van instellingen die een opleiding tot hulpverlener EHBO organiseren.

Vervangen van aangetekende brieven

Daarnaast wordt de vermelding van een aangetekende brief of een aangetekend schrijven vervangen door een het begrip “aangetekende zending”. Hierdoor wordt ook het gebruik van een elektronische aangetekende zending mogelijk gemaakt.

In een nieuw hoofdstuk V wordt de algemene regel ingevoerd dat een aangetekende zending geacht wordt te zijn ontvangen de derde werkdag die volgt op die waarop de verzending werd verricht, tenzij de geadresseerde het tegendeel bewijst.

Schrappen of vervangen van bewoordingen in verband met het overmaken van documenten op papier

Ook andere bepalingen in de codex die duiden op een papieren document (een brief, een geschreven document of een gesloten enveloppe) worden aangepast zodat een elektronische zending eveneens mogelijk is.

Actualisering van verwijzingen en terminologie

Het koninklijk besluit zorgt voor een actualisering van de codex over het welzijn op het werk door verwijzingen aan te passen en te verbeteren, verouderde bewoordingen te herformuleren en gelijkaardige bepalingen op elkaar af te stemmen.
Er werden tenslotte ook enkele kleinere aanpassingen aan de codex gedaan die voortvloeien uit andere recente wetswijzigingen. Zo werd het gedeelte over preventie van psychosociale risico’s op het werk aangepast aan de recente verplichting tot het aanstellen van minstens 1 interne vertrouwenspersoon in ondernemingen vanaf 50 werknemers. 

Bron: Koninklijk besluit van 12 mei 2024 tot administratieve vereenvoudiging en actualisering van diverse bepalingen van de codex over het welzijn op het werk, BS 10 juni 2024 en nieuwsbericht FOD WASO van 10 juni 2024: Nieuw koninklijk besluit tot administratieve vereenvoudiging en actualisering van diverse bepalingen van de codex over het welzijn op het werk, www.werk.belgie.be.