Studentenarbeid: de belangrijkste regels in een notendop

De zomermaanden komen weer dichterbij. In deze periode gaan traditioneel meer studenten aan de slag. Voor u als werkgever is een jobstudent immers een relatief voordelige manier om de afwezigheid van uw vaste werknemers op te vangen. Ook voor de jongere zelf is een tewerkstelling als student financieel voordelig. Hieronder vindt u enkele belangrijke aandachtspunten waarmee u rekening moet houden.

1. Administratieve formaliteiten
Iedere tewerkstelling van een student moet gebeuren met een studentenovereenkomst. Deze schriftelijke arbeidsovereenkomst moet in tweevoud worden opgemaakt en uiterlijk op het moment waarop de student in dienst treedt.

Tijdens de tewerkstelling moet één exemplaar van de studentenovereenkomst ter beschikking liggen op de plaats waar de student is tewerkgesteld. De overeenkomst moet na afloop van de tewerkstelling gedurende minimum 5 jaar bewaard worden.

Tevens moet de student uiterlijk op de eerste werkdag een exemplaar van het arbeidsreglement ontvangen. We raden aan om hem/haar hiervan een ontvangstbewijs te laten ondertekenen.

2. Solidariteitsbijdrage RSZ
Studenten moeten ook aangegeven worden bij de RSZ. De werkgever is bijgevolg verplicht om sociale zekerheidsbijdragen in te houden en werkgeversbijdragen te betalen.

Onder bepaalde voorwaarden geldt er echter een vrijstelling van 'gewone' RSZ-bijdragen, maar is er een solidariteitsbijdrage van 8,13% verschuldigd: de werkgeversbijdrage bedraagt 5,42% en de werknemersinhouding bedraagt 2,71%.

Dit voordelig RSZ-regime is enkel van toepassing indien:
• er een ondertekende studentenovereenkomst is;
• de student gedurende maximum 475 uren per kalenderjaar werkt;
• de student werkt tijdens periodes van niet-verplichte aanwezigheid in de onderwijsinstellingen.

3. Maximumduur van de overeenkomst en maximum toegelaten uren
Een studentenovereenkomst kan gesloten worden voor een maximale ononderbroken duur van '12 maanden – 1 dag'. Studenten die al 12 maanden ononderbroken bij éénzelfde werkgever tewerkgesteld zijn, kunnen bij dezelfde werkgever geen studentenovereenkomst meer sluiten.

Sinds 1 januari 2017 kunnen studenten gedurende maximum 475 uren per kalenderjaar werken zonder aan de normale sociale zekerheidsbijdragen te moeten voldoen. Op 1 januari van elk jaar wordt de teller op nul gezet en dit ongeacht of de studentenovereenkomst het kalenderjaar overschrijdt. Enkel de effectief gepresteerde uren worden van het contingent van 475 uren afgetrokken. De uren voor feestdagen, betaalde ziektedagen en andere betaalde dagen die geen effectief gewerkte dagen zijn, worden niet aangerekend op het contingent.

Bij overschrijding van het studentencontingent, dus vanaf 476 uren, zijn de normale sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd, ongeacht of de student bij één of meerdere werkgevers tewerkgesteld werd. Daarom is het belangrijk dat u als werkgever het contingent van de student kan opvolgen. Op het moment dat er een studentenovereenkomst wordt afgesloten, is het raadzaam om aan de student te vragen om een attest van het openstaande contingent te bezorgen. De student kan het saldo van zijn contingent steeds nakijken via een speciale webapplicatie student@work of via de student@work-app.

4. Dimona-aangifte
Na het sluiten van de studentenovereenkomst en uiterlijk op het ogenblik waarop de student prestaties begint te leveren, is de werkgever gehouden om de Dimona-aangifte te doen.

Het voordelig studentenstatuut wordt gekoppeld aan een tijdig geregistreerde Dimona. In geval van een laattijdige Dimona-aangifte is er geen recht op de verminderde sociale zekerheidsbijdragen.

Wordt de Dimona te laat, niet of niet correct gedaan, dan stelt de werkgever zich bloot aan een sanctie van niveau 4 (ofwel een gevangenisstraf van 6 maanden tot 3 jaar en/of een strafrechtelijke geldboete van € 4.800 tot € 48.000 ofwel een administratieve geldboete van € 2.400 tot € 24.000). Werden de inbreuken met opzet gepleegd, dan kan er zelfs sprake zijn van exploitatieverbod, beroepsverbod of bedrijfssluiting.

Opmerking: ten gevolge van COVID-19 hebben bepaalde sectoren nood aan extra arbeidskrachten. Daarom worden de studentenuren in deze sectoren geneutraliseerd. Meer informatie hierover kan u bij CLB Sociaal Secretariaat bekomen.