Studentenarbeid: enkele aandachtspunten!

Misschien wil u in de zomervakantie een student aanwerven om bijvoorbeeld de afwezigheid van uw vaste medewerker op te vangen? Dat kan op een relatief goedkope manier. Maar u dient wel rekening te houden met een aantal belangrijke formaliteiten.

1. Schriftelijke overeenkomst
Er moet voor elke student een schriftelijke studentenovereenkomst worden afgesloten en dit uiterlijk op het ogenblik waarop de student in dienst treedt.

Tijdens de tewerkstelling moet één exemplaar van de studentenovereenkomst ter beschikking liggen op de plaats waar de student is tewerkgesteld. Na afloop van de tewerkstelling moet de overeenkomst minstens 5 jaar worden bewaard.

Uiterlijk op de eerste werkdag moet de student ook een kopie van het arbeidsreglement ontvangen. Wij raden aan om hem/ haar hiervan een ontvangstbewijs te laten tekenen.

2. Solidariteitsbijdrage RSZ
Ook voor een student moet de werkgever sociale zekerheidsbijdragen inhouden en werkgeversbijdragen betalen. Onder bepaalde voorwaarden geldt evenwel een vrijstelling van ‘gewone’ RSZ-bijdragen. Er is enkel een solidariteitsbijdrage van 8,13% verschuldigd waarvan 5,42% werkgeversbijdrage en 2,71% werknemersbijdrage.
Dit voordelig RSZ-regime is alleen van toepassing indien:

• er een ondertekenende studentenovereenkomst is;
• de student gedurende maximum 475 uren per kalenderjaar werkt;
• de student werkt tijdens periodes van niet-verplichte aanwezigheid in de onderwijsinstellingen.

3. Maximumduur en maximum toegelaten uren
Een studentenovereenkomst kan worden gesloten voor een maximum ononderbroken duur van ’12 maanden – 1 dag’. Studenten die al 12 maanden ononderbroken bij eenzelfde werkgever tewerkgesteld zijn, kunnen met dezelfde werkgever geen studentenovereenkomst meer sluiten.

Gedurende maximum 475 uren per kalenderjaar kan een student werken onder het RSZ-gunstig regime. De teller wordt op 1 januari van elk kalenderjaar opnieuw op nul gezet en dit ongeacht of de overeenkomst het kalenderjaar overschrijdt. Enkel effectief gewerkte uren worden van het contingent afgetrokken. Feestdagen, betaalde ziektedagen en andere betaalde dagen worden niet aangerekend.

Vanaf 476 uren zijn de normale sociale zekerheidsbijdragen verschuldigd, ongeacht of de student bij één of meer werkgevers tewerkgesteld is. Daarom is het belangrijk dat u het contingent van de student kan opvolgen. Op het ogenblik dat u een student aanwerft, vraagt u dus best aan de student om u een attest met het openstaande contingent te bezorgen. De student kan zijn saldo steeds nagaan via de student@work-app of via de website student@work.

4. Dimona-aangifte
Het voordelig studentenstatuut wordt gekoppeld aan een tijdige Dimona-melding. De Dimona-aangifte moet gebeuren uiterlijk op het ogenblik waarop de student prestaties begint te leveren. Bij een laattijdige Dimona-aangifte is er geen recht op de verminderde RSZ-bijdragen.

Bovendien stelt een werkgever die geen, een niet-correcte of een laattijdige Dimona-aangifte doet, zich bloot aan een sanctie van niveau 4: ofwel een gevangenisstraf van 6 maanden tot 3 jaar en/of een strafrechtelijke geldboete van € 4.800 tot € 48.000 ofwel een administratieve geldboete van € 2.400 tot € 24.000. Wanneer de inbreuken met opzet werden gepleegd, kan ook een exploitatieverbod, beroepsverbod of bedrijfssluiting worden opgelegd.