Hoe u beter kan thuiswerken

Vorige week vrijdag besliste de overheid om terug naar een tijdelijke lockdown te gaan, de tweede al van dit jaar. Helemaal niet onbegrijpelijk als u de Coronacijfers volgde. Ziekenhuizen en zorgpersoneel slaakten al wekenlang een noodkreet. We moeten met zijn allen nogmaals massaal binnen blijven en ook zoveel mogelijk thuiswerken indien mogelijk. Terwijl sommigen vinden dat ze thuis productiever zijn, is het een compleet omgekeerd verhaal bij andere collega’s. Daarom geven we graag enkele tips hoe we dit beter kunnen aanpakken.

De werkplek

Een woning en een kantoor lijken in de verste verte niet op elkaar. Niet iedereen heeft de meest ergonomische bureau of bureaustoel thuis voorhanden, bij structureel telewerk kan u met de werkgever bespreken of het meenemen van uw bureaustoel een optie is. Probeer zoveel mogelijk te streven naar een ergonomische werkplek: een grote tafel of bureau, een deftige stoel (liefst een bureaustoel), een extra scherm, een aparte toetsenbord en muis.

• Beperk het werken aan de laptop. Heeft u geen apart scherm; verhoog dan uw laptop(scherm) met boeken of een doos zodat de ooghoogte overeenkomt met de bovenkant van uw scherm en maak gebruik van een apart toetsenbord en muis.
• Zorg voor een stoel met een rugleuning of vul de ruimte op met een kussen zodat de stoel ondersteuning biedt.
• Werk niet in de donker en zorg voor voldoende licht binnen, vermijd reflecties in uw scherm door achter een raam te zitten
• Zorg voor een goede internetverbinding en dat u vanop afstand aan bestanden kan dankzij een VPN of een platform zoals Teams.

De werknemer

Het is verleidelijk om in bed te blijven liggen en gewoon de laptop erbij te nemen. En waarom zou u zelfs zich omkleden als u gezellig de hele dag in pyjama kan vertoeven. Echter benadrukken we graag het belang van een ochtendritueel om de werkdag op te starten: probeer op hetzelfde tijdstip wakker te worden, neem een douche en kleed u aan zoals wanneer u naar het werk zou gaan.

Veel mensen zeggen thuis minder productief te zijn. Dit kan gerelateerd zijn aan het ervaren van minder structuur. Stel daarom iedere ochtend een planning op met duidelijke taken en doelstellingen die u wilt bereiken aan het einde van de werkdag. Dit kan perfect op papier of met een tools zoals Microsoft Planner. Vink iedere taak uit na voltooien, dit geeft extra motivatie om door te blijven werken aan de andere taken. Op die manier kan u ook voor een stukje ‘meten’ hoe ‘goed’ u werkte. U kan overwegen om eventueel uw to do-lijst de avond ervoor op te maken zodat u er ’s ochtends meteen in kan vliegen.

Werkt u nauw in teamverband dan is het aan te raden om aan het begin van de werkdag de to do’s samen met uw team te overlopen. Stel hierbij duidelijke prioriteiten en tracht in de mate van het mogelijke uw taken te plannen naargelang uw energieniveau tijdens de dag. Maak ook duidelijke afspraken met uw collega’s en/of leidinggevende tijdens het thuiswerken. Bepaal zo vaste momenten waarop u erg gefocust kan doorwerken en dus liever niet gestoord wordt door anderen en momenten waarop collega’s u kunnen contacteren.

Sluit zeker op tijd de dag af en blijf niet de hele avond doorwerken. Hou u aan de werktijd die u voorop hebt gesteld. Geef dit ook zo door aan uw huisgenoten. Zoals u de ochtend met een ritueel begint, raden we ook aan op ’s avonds de werkdag met een ritueel af te sluiten om de overgang naar uw privétijd in te zetten. Thuiswerken met kinderen brengt extra uitdagingen met zich mee.

Kinderen vragen om aandacht en leiden soms af van het werk. Behoud een vaste dag routine, ontbijt samen en maak een korte ochtendwandeling als vervanging van het naar school brengen. Geef de kinderen vervolgens schooltaken of opdrachten zodat ze zich kunnen bezighouden en u rustig kan werken. Las af en toe samen tijd in en wissel deze voldoende af met alleen tijd. Op die manier is het voor uw kinderen duidelijker wanneer u aan het werkt bent en dus even niet beschikbaar bent voor hen. Meer praktische tips kan u hier terugvinden.

Of u nu werkt met uw kinderen thuis of volledig alleen, het inzetten op verbondenheid tijdens thuiswerken is essentieel. Want thuiswerken kan ook het risico mee brengen van gevoelens van isolatie en eenzaamheid. Zoek daarom ook regelmatig contact met uw collega’s: maak afspraken over eventuele digitale teaminitiatieven en check regelmatig bij elkaar hoe het gaat. Blijft u zich toch minder goed in uw vel voelen? Probeer dan zeker voldoende zorg voor uzelf te dragen: eet gezond, zorg voor een goede slaaproutine en beweeg regelmatig. Het is wetenschappelijk bewezen dat dit helpt om stress te reduceren.

In een kantooromgeving heeft u al snel meer variatie aan houdingen en meer beweging tussen het zittend werk door (naar de printer gaan, koffie halen, overleg met collega’s,…). Zorg ook dat u thuis voldoende beweging hebt en varieer regelmatig van houding.

De werkgever    

Als werkgever kan u veel doen om thuiswerk te bevorderen. Zorg ervoor dat medewerkers zo productief mogelijk zijn dankzij een platform dat samenwerken bevordert zoals Microsoft Teams. Dit geeft hen ten eerste de mogelijkheid om in direct contact te blijven. Daarnaast biedt deze tool tal van andere mogelijkheden. Zo kunnen uw medewerkers onder andere samen aan dezelfde documenten en projecten werken.

Zorg ook dat iedereen verbonden blijft bij de organisatie. Plan iedere dag een gezamenlijk videogesprek van ieder team en/of kantoor waarbij alle collega’s even hun zegje kunnen doen en informatie over hun werkactiviteiten kunnen uitwisselen.  

Goede afspraken maken goede vrienden. Bespreek met iedere werknemer duidelijk wat er van hen verwacht wordt en geef hen doelstellingen die ze kunnen bereiken. Zo is er achteraf geen discussie mogelijk. Accepteer daarnaast als werkgever dat de combinatie thuiswerk-kinderen de nodige flexibiliteit vergt. Daardoor kan het zijn dat ouders op zeer uiteenlopende uren werken. Waar de ene al begint om 7u ’s morgens, werkt de andere door tot 22u zodra de kinderen in bed liggen.

Gebruikt u binnen uw organisatie nog geen systeem om thuiswerk te vergemakkelijken? Moet iedereen nog via mail versie 24.576 van een Word-bestand doorsturen? Of gebruikt u een systeem, maar staat dit verre van op punt? Contacteer ons dan zeker en samen bekijken we hoe dit kunnen aanpakken.