Laat klanten zelf een afspraak inplannen in uw agenda

Microsoft 365 is niet meer weg te denken bij eender welke organisatie. Word, Excel en Outlook zijn zo ingeburgerd dat we ze niet meer kunnen wegdenken bij het uitvoeren van onze dagelijkse taken. Maar wist u ook dat Microsoft 365 nog andere nuttige tools te bieden heeft? Een van deze is Microsoft Bookings. Een handige applicatie voor KMO’s voor het automatisch aanmaken en managen van afspraken.

Bookings geeft immers uw klanten en partners de mogelijkheid om zelf afspraken in te boeken in uw agenda of die van medewerkers. Een slimme koppeling met de Outlook agenda geeft aan de klant informatie weer over beschikbare momenten om een afspraak te boeken. Geen zorgen, voor de rest hebben ze geen verdere toegang tot persoonlijke agenda’s. Na het boeken van de afspraak, ontvangt zowel de klant als u een bevestigingsmail en vervolgens synchroniseert Bookings deze met uw Outlook agenda.

Voor wie?

Kapper, garagist of kinesist. Afspraken beheren is meestal tijdrovend. Vaak gebeuren deze telefonisch of via mail met veel manueel werk tot gevolg. Zelf de afspraak inplannen in de agenda en eventueel een uitnodiging sturen naar de klant. Tijdens dit proces is een menselijke vergissing snel gebeurd, met een chaotisch afspraakbeheer tot gevolg. Of nog erger: Dubbele afspraken, vergeten annulaties en ontevreden klanten. Microsoft Bookings neemt dit probleem volledig weg. Wilt u de afspraak online laten plaatsvinden? Dit kan perfect dankzij de koppeling met Teams. Iedere deelnemer krijgt een link via mail om deel te nemen tot het videogesprek op het afgesproken moment.

Makkelijk te managen

In de applicatie van Microsoft Bookings is alles makkelijk te beheren. Openingsuren, contactgegevens, locatie, logo en link naar de website voltooien uw profiel. In de tool kan u meerdere werknemers toevoegen waarmee klanten een afspraak kunnen boeken. Per medewerker is het mogelijk om verschillende openingstijden te hanteren. Daarnaast kan u vooraf het type afspraak of zelfs de kostprijs definiëren.

Eenvoudig reserveren

Klanten krijgen toegang tot een reserveringspagina waar ze zelf ieder type afspraak kunnen vastleggen met één van de medewerkers. De link naar de reserveringspagina kunnen klanten bereiken via de website of sociale media. Een integratie met Facebook geeft zelfs de mogelijkheid om de knop ‘afspraak boeken’ toe te voegen aan uw bedrijfspagina.     

Voordelen:

• Klanten kunnen 24/7 online een afspraak boeken
• Klanten kunnen zelf hun afspraak beheren of annuleren
• Afspraken kunnen zowel ter plaatse als online (videogesprek via Teams)
• Automatische afspraakbevestigingen en reminders
• Automatische synchronisatie met uw eigen agenda
• Afspraken eenvoudig managen via de applicatie

Wilt u meer weten over de mogelijkheden en het gebruik van Bookings? Neem dan zeker contact met ons op.