Aanpassingen van de vermelding van kostenvergoedingen op de fiscale fiches

Vergoedingen die een terugbetaling zijn van kosten eigen aan de werkgever, kunnen onder bepaalde voorwaarden vrij van RSZ en belastingen worden toegekend. Deze kostenvergoedingen moeten wel op de fiscale fiches vermeld worden. De fiscus heeft vanaf 2022 de ficheverplichting voor kosten eigen aan de werkgever aangepast en uitgebreid. Hierdoor zal de fiscus een beter beeld kunnen krijgen van de kostenvergoedingen die toegekend worden.

Een onkostenvergoeding kan gegeven worden voor professionele kosten die een werknemer voor rekening van de werkgever maakt op voorwaarde dat de vergoeding ook effectief aan die kosten wordt besteed. Dezelfde kosten mogen ook slechts één keer terugbetaald worden door de werkgever.

De fiscus maakt vanaf dit jaar op de fiscale fiches een onderscheid tussen drie soorten terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever:

1. Forfaitaire vergoedingen ‘overeenkomstig ernstige normen’;
2. Forfaitaire vergoedingen ‘niet overeenkomstig ernstige normen’;
3. Vergoedingen op basis van bewijsstukken.

1)  Ernstige normen

De wetgeving bevat geen overzicht van de kostenvergoedingen die door de fiscus beschouwd worden als vergoedingen overeenkomstig ernstige normen. Voor sommige uitgaven voorziet de fiscus zelf in een forfaitaire raming; deze kosten behoren dan tot de categorie ernstige normen.

Dit is onder meer het geval voor forfaitaire kostenvergoedingen die de overheid aan haar ambtenaren toekent en die ook in de privésector aanvaard worden door de fiscus. Het betreft dan bijvoorbeeld de kilometervergoeding voor het gebruik van de eigen wagen, de vergoedingen voor dienstreizen en de thuiswerkvergoeding. Ook de kostenvergoedingen die via een ruling door de fiscus aanvaard werden, behoren tot deze rubriek.

2)  Niet ernstige normen

Ook hiervan wordt geen wettelijke definitie gegeven. Dit zijn de kostenvergoedingen die worden toegekend zonder dat zij gebaseerd zijn op ernstige fiscale normen en zonder bewijsstukken. In deze categorie vallen onder meer de forfaitaire kostenvergoedingen die wel door de RSZ aanvaard worden, maar waarbij het forfait niet aanvaard wordt door de fiscus. Het betreft dan bijvoorbeeld garagekosten en parkingkosten.

3)  Bewijsstukken

De derde categorie bestaat uit de kosten die de werkgever tegen de werkelijke waarde terugbetaalt op basis van bewijsstukken (zoals facturen, kastickets, btw-bonnetjes, enz.). De werkgever moet in dat geval de nodige bewijsstukken bewaren met het oog op een eventuele controle.

Ook deze bedragen moeten voortaan op de fiscale fiches vermeld worden, hetgeen vroeger niet het geval was.

Vanaf inkomstenjaar 2022 (aanslagjaar 2023) moet voor elke categorie van kostenvergoedingen het effectief terugbetaalde bedrag vermeld worden. Het is daarom aangeraden om alle kosten eigen aan de werkgever terug te betalen via de loonadministratie. Enkel op die manier kunnen wij de correcte bedragen op de fiscale fiches vermelden.