Alternatief verlonen: ecocheques

In het vorige CLB Nieuws van mei-juni 2021 gaven wij u al de spelregels voor het toekennen van maaltijdcheques aan uw werknemers. Naast de maaltijdcheques zijn er nog heel wat andere vormen van alternatieve verloning mogelijk

die zowel voor werkgever als voor werknemer interessant zijn. In dit artikel belichten wij de voorwaarden om op een voordelige manier ecocheques aan uw werknemers toe te kennen.

Mits aan bepaalde voorwaarden voldaan is, kunnen ecocheques immers volledig vrij van RSZ en belastingen toegekend worden. Hierna vindt u een overzicht van de voorwaarden die de RSZ en de fiscus hanteren in het kader van de toekenning van ecocheques. Wanneer deze voorwaarden niet volledig vervuld zijn, zullen de ecocheques als loon beschouwd worden.

Invoering via cao nr. 98

De mogelijkheid om ecocheques aan werknemers toe te kennen werd in 2009 ingevoerd door collectieve arbeidsovereenkomst nr. 98 gesloten in de Nationale Arbeidsraad. Het idee was om een nettoverhoging van de koopkracht mogelijk te maken door het invoeren van een nieuw voordeel: de ecocheques, nl. aankoopbonnen waarmee ecologische producten en diensten aangekocht kunnen worden. Cao nr. 98 bevat de toekenningsvoorwaarden en een lijst van producten en diensten die met ecocheques aangekocht kunnen worden. De ecocheques worden in elektronische vorm toegekend.

Toekenning

Ecocheques kunnen toegekend worden aan werknemers tewerkgesteld met een arbeidsovereenkomst in de private sector. Zelfstandige bedrijfsleiders kunnen enkel ecocheques ontvangen volgens dezelfde voorwaarden en modaliteiten die van kracht zijn voor de werknemers in de onderneming.

Informatieplicht

Opdat alle betrokken werknemers goed ingelicht zouden zijn over de gebruiksvoorwaarden van de ecocheques, moet de werkgever op het ogenblik dat hij voor de eerste keer ecocheques toekent aan zijn werknemers een kopie van de lijst met producten en diensten bezorgen die aangekocht kunnen worden met de ecocheques. In geval van het vertrek van een werknemer voorziet cao nr. 98 dat de werkgever de werknemer moet inlichten over de ecocheques waarop hij nog recht heeft en het moment waarop deze ecocheques uitgekeerd zullen worden.

Berekeningsmodaliteiten

Cao nr. 98 voorziet dat een werknemer recht heeft op een bedrag aan ecocheques afhankelijk van de prestaties van de werknemer in de loop van de referteperiode die standaard samenvalt met het kalenderjaar en dus loopt van 1 januari tot en met 31 december. Werknemers die tijdens het jaar in dienst of uit dienst zijn getreden, zullen recht hebben op een pro rata aantal ecocheques in functie van de prestaties tijdens de referteperiode. Cao nr. 98 voorziet daarnaast ook een aantal periodes die voor de berekening van de ecocheques gelijkgesteld worden met effectieve prestaties. Dit betreft meer bepaald:

• De periodes waarin de arbeidsovereenkomst geschorst wordt met loonwaarborg (feestdagen, klein verlet enz.);

• De jaarlijkse vakantieperiodes;

• De dagen moederschapsverlof en de dagen arbeidsongeschiktheid gedekt door een gewaarborgd loon.

Betalingsmodaliteiten

Wanneer de werkgever aan een werknemer ecocheques moet betalen voor een bedrag dat lager is dan € 10, heeft de werkgever volgens cao nr. 98 de keuze om deze ecocheques effectief aan de werknemer af te leveren ofwel om het bedrag verhoogd met 50% toe te voegen aan het loon van de werknemer.

Vrijstelling van RSZ en belastingen onder voorwaarden

1. De toekenning

De toekenning van de ecocheques moet vervat zijn in een schriftelijke, collectieve arbeidsovereenkomst die werd gesloten in de sector of in de onderneming. Wanneer er geen cao gesloten kan worden bij gebrek aan syndicale delegatie, of wanneer het voor een bepaalde personeelscategorie niet de gewoonte is om cao’s te sluiten, mag de toekenning geregeld worden door een schriftelijke individuele overeenkomst.

2. Nominale waarde en frequentie van toekenning

De cao of de individuele overeenkomst bepaalt de nominale waarde van de ecocheque, met een maximum van € 10 per ecocheque. Ook de frequentie van de toekenning van de ecocheques gedurende een kalenderjaar moet in de overeenkomst worden bepaald.

3. Op naam van de werknemer

Deze voorwaarde wordt geacht vervuld te zijn als het aantal en het bedrag van de ecocheques vermeld worden op de individuele rekening van de werknemer.

4. Geldigheidsduur en gebruik

Op de ecocheques moet duidelijk vermeld zijn dat de geldigheidsduur beperkt is tot 24 maanden en dat de ecocheques enkel gebruikt kunnen worden voor de aankoop van producten en diensten met een ecologisch

karakter.

5. Omruiling in geld

De ecocheques kunnen noch geheel noch gedeeltelijk voor geld worden omgeruild.

6. Maximumbedrag

De totale waarde van de door de werkgever toegekende ecocheques mag niet meer bedragen dan € 250 per werknemer per kalenderjaar.

7. Specifieke voorwaarden

voor elektronische ecocheques Voor elektronische ecocheques gelden er 5 bijkomende voorwaarden:

• Het aantal elektronische ecocheques en het brutobedrag moeten worden vermeld op de loonfiche;

• Vóór het gebruik van de elektronische ecocheques kan de werknemer het saldo en de geldigheidsduur van de ecocheques die hij heeft gekregen consulteren;

• De elektronische ecocheques kunnen enkel ter beschikking worden gesteld door een erkende uitgever;

• Het gebruik van de elektronische ecocheques mag geen kosten voor de werknemer met zich meebrengen. Enkel in geval van diefstal of verlies kan onder bepaalde voorwaarden een kost aangerekend worden voor een vervangende drager. Deze kost mag de nominale waarde van één maaltijdcheque niet overschrijden als er ook elektronische maaltijdcheques worden toegekend. Indien er in de onderneming enkel elektronische ecocheques worden toegekend, mag de kost niet hoger zijn dan € 5.

8. Niet ter vervanging van loon

De ecocheques mogen niet worden toegekend ter vervanging of ter omzetting van loon, premies, voordelen in natura of enig ander voordeel.

Heel wat sectoren hebben intussen een eigen regeling rond de toekenning van ecocheques. Indien u overweegt om uw werknemers extra ecocheques te geven, informeer dan eerst even bij CLB Sociaal

Secretariaat of er voor uw werknemers nog ruimte is om ecocheques toe te kennen.

Benieuwd voor welke producten en diensten u ecocheques kan gebruiken? Ontdek het hier!

Meer weten over alle mogelijke variabele verloningsvormen en onkostenvergoedingen? Kom dan naar onze opleiding ‘Alternatieve verloningsvormen’ op 12 oktober 2021! Klik hier voor meer info!