Controlekaart C3.2A vanaf 1 januari 2025 verplicht digitaal

Als je jouw werknemers om bepaalde redenen tijdelijk niet tewerk kan stellen, kan je tijdelijke werkloosheid inroepen. Om een uitkering te krijgen voor die dagen, moeten de betrokken werknemers aan het einde van de maand waarin ze tijdelijk werkloos waren een controlekaart (C3.2) indienen bij hun uitbetalingsinstelling.

Huidige regeling
Tot en met 31 december 2024 is er de mogelijkheid om de papieren C3.2A te gebruiken of om reeds de elektronische kaart te gebruiken wanneer dat is voorzien in een cao of arbeidsreglement of als de werkgever daarover een akkoord heeft gesloten met de werknemer.

Nieuw?
Vanaf 1 januari 2025 moet iedere werknemer, uitgezonderd de sector van de sociale werkplaatsen, de beschutte werkplaatsen en de maatwerkbedrijven, bij tijdelijke werkloosheid verplicht gebruik maken van een elektronische controlekaart.

De elektronische controlekaart is voordelig voor de werkgever. De werkgever heeft immers minder administratie aangezien hij de kaarten niet meer moet afleveren aan de werknemers en ook niet meer moet inschrijven in een (elektronisch) validatieboek (vereist voor de niet-bouwfirma’s bij werkloosheid wegens slecht weer of om economische redenen).

Voor de werknemers is het dan weer belangrijk om de controlekaart steeds tijdig en correct in te vullen. De elektronische controlekaart zorgt er immers voor dat de RVA steeds zal kunnen controleren wanneer de kaart juist werd ingevuld (lees: al dan niet voor het  begin van de arbeidsprestaties). De verantwoordelijkheid voor de correcte controlekaart wordt zo bij de werknemers gelegd.

De werknemer krijgt toegang tot de elektronische controlekaart via de portaalsite van de sociale zekerheid (Controlekaart tijdelijke werkloosheid - Sociale Zekerheid (socialsecurity.be)) of via de app eC32. Op de website van de sociale zekerheid staat ook een uitgebreide gebruikershandleiding. Het is aan te raden om deze door te nemen wanneer gestart wordt met het gebruik van de elektronische controlekaart eC3.2.

Uitzonderingen?
Er zijn twee tijdelijke uitzonderingsmogelijkheden, in principe tot 30 juni 2025, maar mogelijk één keer verlengbaar tot uiterlijk 31 december 2025:

1. De werkgever kan de elektronische controlekaart weigeren, maar moet dit gemotiveerd aanvragen bij de RVA vóór de eerste werkloosheidsdag in 2025. Deze uitzondering kan maar worden toegestaan voor een (verlengbare) periode van 3 maanden;
2. De werknemer kan de elektronische controlekaart ook weigeren wanneer hij hiervan nog nooit gebruik heeft gemaakt en verder wil werken met een papieren kaart. De werknemer moet hiervoor wel enkele formaliteiten voldoen. Zo moet de werknemer de aanvraag aangetekend of tegen ontvangstbewijs meedelen aan de werkgever en aanvragen bij de RVA uiterlijk de 30^ste dag die volgt op de maand waarin de eerste werkloosheidsdag van 2025 gelegen is. De aanvraag van de werknemer moet, in tegenstelling tot die van de werkgever,  niet worden gemotiveerd en wordt slechts voor een (verlengbare) periode van 3 maanden toegestaan.

Zolang je gebruik maakt van deze uitzonderingsmaatregelen, blijft het validatieboek wel verplicht.

We raden je aan om wel degelijk over te stappen naar de elektronische controlekaart, omdat de uitzonderingsmogelijkheden tijdelijk en complex zijn. Je kan jouw werknemers nu al inlichten over de elektronische controlekaart zodat deze vanaf 1 januari 2025 vlot kan worden gebruikt.
Meer informatie kan je ook terugvinden op de website van de RVA via De elektronische controlekaart eC3.2 (rva.be) en Controlekaart tijdelijke werkloosheid vanaf 1 januari 2025 enkel nog digitaal | De Rijksdienst voor Arbeidsvoorziening (rva.be).

Bron: www.rva.be