Deeltijdse arbeid: belangrijke aandachtspunten

‘Deeltijdse arbeid’ kan worden omschreven als de arbeid die regelmatig en vrijwillig gedurende een kortere periode dan de normale periode wordt verricht. Een deeltijdse werknemer is dus een werknemer wiens normale arbeidsduur lager is dan die van een voltijdse werknemer in de onderneming.

Hierna zal verder worden ingegaan op een aantal aandachtspunten bij de tewerkstelling van een deeltijdse werknemer.

Deeltijdse arbeidsovereenkomst

De arbeidsovereenkomst voor deeltijdse arbeid is een gewone arbeidsovereenkomst: zij kan gesloten worden voor bepaalde of onbepaalde tijd, voor een duidelijk omschreven werk of ter vervanging van een werknemer.

Vereiste van een geschrift
De deeltijdse arbeidsovereenkomst moet voor iedere werknemer afzonderlijk en schriftelijk worden opgesteld. Dit geschrift moet ondertekend zijn uiterlijk op het tijdstip waarop de werknemer de uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst aanvangt.

Verplichte vermeldingen
De deeltijdse arbeidsovereenkomst moet volgende vermeldingen bevatten:

• de overeengekomen deeltijdse arbeidsregeling – de wekelijkse arbeidsduur;
• het overeengekomen werkrooster – dagen en uren waarop gewerkt wordt.

Zowel de arbeidsregeling als het werkrooster kunnen ofwel vast ofwel variabel zijn.

Sedert oktober 2017 moet voor de deeltijdse werknemers met een variabel werkrooster enkel nog de deeltijdse arbeidsregeling en een verwijzing naar het kader in het arbeidsreglement voor de toepassing van de variabele werkroosters in de arbeidsovereenkomst worden opgenomen.

Indien er geen schriftelijke deeltijdse arbeidsovereenkomst met de correcte vermeldingen werd opgesteld, kan de werknemer de deeltijdse arbeidsregeling en het werkrooster kiezen die voor hem het meest gunstig zijn.

Minimumprestaties
De wekelijkse arbeidsduur van de deeltijds tewerkgestelde werknemers mag niet lager liggen dan 1/3de van de wekelijkse arbeidsduur van de voltijdse werknemers die in de onderneming tot dezelfde categorie behoren.

Bij gebrek aan voltijdse werknemers in de eigen onderneming die tot dezelfde categorie behoren, moet worden gerefereerd naar de arbeidsduur die in de sector van toepassing is.

Afwijkingen op deze 1/3de grens zijn mogelijk:

• ofwel door een koninklijk besluit (vb. werknemers met een arbeidsovereenkomst die in dagprestaties van min. 4 uur voorziet en de prestaties leveren volgens een vast uurrooster);
• ofwel door een sectorale collectieve arbeidsovereenkomst;
• ofwel door een collectieve arbeidsovereenkomst op bedrijfsniveau, mits deze cao wordt goedgekeurd door het bevoegd paritair orgaan.

Wanneer de deeltijdse arbeidsovereenkomst prestaties vastlegt die lager liggen dan de toegelaten grenzen, is het loon verschuldigd op basis van deze minimumgrenzen.

In het kader van een deeltijdse arbeidsovereenkomst (zoals voor een voltijdse arbeidsovereenkomst) bedraagt de minimumduur van elke werkperiode in principe 3 uren. Van deze minimumgrens kan worden afgeweken door een koninklijk besluit of een collectieve arbeidsovereenkomst.

Vermeldingen in het arbeidsreglement 

Het arbeidsreglement moet een aantal verplichte vermeldingen met betrekking tot de deeltijdse arbeid bevatten.

Wanneer de werkgever een deeltijdse werknemer tewerkstelt met een vast werkrooster dat zich niet volledig situeert binnen het voltijds werkrooster dat in het arbeidsreglement is opgenomen, dan zal dit vast deeltijds werkrooster afzonderlijk moeten worden vermeld in het arbeidsreglement. Het is immers verboden om werknemers te werk te stellen buiten de arbeidstijd vastgesteld in het arbeidsreglement.

Indien de werkgever een deeltijdse werknemer met een variabel werkrooster tewerkstelt, moet het arbeidsreglement een algemeen kader vastleggen voor de toepassing van variabele deeltijdse werkroosters, dat zowel betrekking heeft op de grenzen van de variabiliteit, als op de voorwaarden voor het ter kennis brengen van de variabele werkroosters aan de betrokken deeltijdse werknemer.

Het algemeen kader moet eruit zien als volgt:

• Het dagelijkse tijdvak waarin arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld;
• De dagen van de week waarop arbeidsprestaties kunnen worden vastgesteld;
• De minimale en maximale dagelijkse arbeidsduur. Wanneer ook de deeltijdse arbeidsregeling variabel is, wordt bovendien de minimale en maximale wekelijkse arbeidsduur vermeld.
• De wijze waarop en de termijn waarbinnen de deeltijdse werknemers in kennis worden gesteld van hun werkroosters:
  • het dient om een schriftelijk en gedateerd bericht te gaan dat voor iedere werknemer afzonderlijk het werkrooster bepaalt;
  • het bericht met de werkroosters moet op betrouwbare, geschikte en toegankelijke wijze ter kennis worden gebracht van de werknemers;
  • en dit minstens vijf werkdagen vooraf (behoudens wanneer deze termijn gewijzigd is via collectieve arbeidsovereenkomst die een minimumtermijn van één werkdag naleeft).

Bekendmaking en bewaring van uurroosters

De vaste en variabele deeltijdse werkroosters moeten worden bekendgemaakt om de deeltijdse werknemers in te lichten over de uit te voeren prestaties en een controle tegen misbruiken mogelijk te maken.

Algemene maatregel inzake de bekendmaking van de werkroosters (zowel vaste als variabele werkroosters)
Een kopie van de arbeidsovereenkomst van de deeltijdse werknemer of een uittreksel ervan met de werkroosters, zijn identiteit, zijn handtekening en die van de werkgever moeten worden bewaard op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd. Dit afschrift of uittreksel kan zowel op papier, als elektronisch worden bewaard.

De werkgever moet op iedere plaats waar hij werknemers tewerkstelt een afschrift van het arbeidsreglement bijhouden en eveneens een afschrift of een uittreksel van de arbeidsovereenkomst. Deze verplichting geldt dus ook voor werknemers die op mobiele werkplaatsen worden tewerkgesteld. Desgevallend is het aangewezen een kopie van het arbeidsreglement en de deeltijdse arbeidsovereenkomsten te bewaren in de (vracht)wagen, (bestel)bus of camionette.

De deeltijdse arbeidsovereenkomsten kunnen niet worden bijgehouden bij externen zoals een boekhouder. Deze moeten immers aanwezig zijn op de plaats van de tewerkstelling.

Deze verplichting geldt zowel voor de vaste werkroosters (met een vaste wekelijkse arbeidsduur over een week of volgens een cyclus gespreid over meer dan een week) als voor de variabele werkroosters (met vaste of variabele arbeidsregeling).

Het niet-bijhouden van de deeltijdse arbeidsovereenkomst op de juiste plaats en volgens de juiste modaliteiten kan zware consequenties hebben voor u als werkgever, niet alleen wegens het risico op een administratieve of strafrechtelijke sanctie, maar ook ten gevolge van het wettelijk vermoeden van voltijdse arbeid.

Specifieke maatregel inzake de bekendmaking van de vaste werkroosters volgens een cyclus
Is de arbeidsregeling georganiseerd volgens een cyclus gespreid over meer dan een week, dan moet er ook een kopie of uittreksel van de deeltijdse arbeidsovereenkomst bij het arbeidsreglement worden bewaard. Bovendien moet op elk tijdstip kunnen worden vastgesteld wanneer de cyclus begint. Zo niet, dient de werkgever de verplichtingen inzake de bekendmaking van de variabele werkroosters na te leven.

Specifieke maatregel inzake de bekendmaking van de variabele werkroosters
Ook bij toepassing van een variabel werkrooster moet een kopie of uittreksel van de deeltijdse arbeidsovereenkomst bij het arbeidsreglement worden bewaard. Bovendien moet de deeltijdse werknemer met een variabel werkrooster vooraf worden geïnformeerd over de dagen en uren waarop hij zal moeten werken.
Het toepasselijke werkrooster moet aan de betrokken deeltijdse werknemers ter kennis worden gebracht door middel van een schriftelijke en gedateerde kennisgeving volgens de modaliteiten die worden vastgesteld in het arbeidsreglement.

Van zodra en zolang het werkrooster van kracht is, moet het bericht met de werkroosters of een afschrift ervan zich met het oog op de controle in papieren of elektronische vorm bevinden op de plaats waar het arbeidsreglement kan worden geraadpleegd. Nadien moet het gedurende een jaar worden bewaard.

Systeem van tijdsopvolging of een afwijkingsregister (voor afwijkende prestaties)

De deeltijdse werknemer verricht normaal zijn prestaties in het kader van het voorziene (vast of variabel) werkrooster, d.w.z. het bekendgemaakte werkrooster. Aangezien het niet altijd mogelijk is om hem tewerk te stellen binnen het strikt kader van zijn werkrooster, is een tewerkstelling buiten dit normaal rooster toegelaten op voorwaarde dat de afwijkingen worden vastgesteld. Dit gebeurt in principe via een betrouwbaar systeem van tijdsopvolging. Beschikt de werkgever niet over dergelijk systeem, dan moet er melding van gemaakt worden in een document (ook wel een afwijkingsregister genoemd) dat aan bepaalde voorwaarden voldoet.

Via een systeem van tijdsopvolging, op voorwaarde dat:

• het voor elke betrokken werknemer enerzijds melding maakt van zijn identiteit en de periode waarop de opgetekende gegevens betrekking hebben en anderzijds per dag het begin en einde van zijn prestaties en van zijn rustpauzes registreert op het moment dat ze beginnen of eindigen;
• het systeem de opgetekende gegevens bijhoudt gedurende deze periode en door de betrokken werknemers en de sociale inspectie kan worden geraadpleegd;
• de opgetekende gegevens gedurende vijf jaar worden bewaard (op papier of elektronisch);
• de vakbondsafvaardiging in de mogelijkheid wordt gesteld om haar bevoegdheden uit te oefenen met betrekking tot het systeem van tijdsopvolging en de opgetekende gegevens.

Bij afwezigheid van een dergelijk systeem van tijdsopvolging, dient de werkgever te beschikken over een afwijkingsdocument. In dit afwijkingsregister moet, naast de naam van de werknemer en de datum, worden aangeduid:

• het beginuur en het einduur van de arbeid, wanneer de prestaties beginnen na of eindigen voor het in het werkrooster vastgestelde uur. Deze vermeldingen moeten aangebracht worden op het ogenblik van het begin van de prestaties in het eerste geval, en van het einde van de prestaties in het tweede geval;
• het begin van de prestaties, het einde en de rustpauzes, in geval van prestaties uitgevoerd buiten de vastgestelde roosters. Deze vermeldingen moeten respectievelijk aangebracht worden op het ogenblik waarop deze prestaties beginnen, op het ogenblik waarop ze eindigen en bij het begin en het einde van elke rustpauze.

Het model van een afwijkingsregister is bij koninklijk besluit vastgelegd.

Het register moet geraadpleegd kunnen worden op vraag van de bevoegde inspectiediensten. Het moet bewaard worden gedurende de hele periode die begint op de datum waarop de laatste verplichte vermelding werd ingeschreven en die eindigt vijf jaar na het einde van de maand die volgt op het kwartaal waarin de vermelding werd ingeschreven.

Sancties 

Deeltijdse werknemers worden vermoed, behoudens bewijs van het tegendeel, hun prestaties te hebben uitgevoerd in het kader van een arbeidsovereenkomst in de hoedanigheid van voltijdse werknemer:

• bij ontstentenis van bekendmaking van de deeltijdse werkroosters;
• bij ontstentenis van inschrijving in de controledocumenten van de afwijkingen op het normaal rooster van de deeltijdse werknemers of van gebruik van een toegelaten systeem van tijdsopvolging.

Voorrang voor het verkrijgen van een vacante betrekking

Deeltijdse werknemers hebben onder bepaalde voorwaarden voorrang om een vacante voltijdse of deeltijdse (met meer uren) betrekking bij hun werkgever te verkrijgen.

De werkgever die deze voorrangsregels niet naleeft ten aanzien van een deeltijdse werknemer met behoud van rechten die een inkomensgarantie-uitkering geniet, is onder bepaalde voorwaarden een responsabiliseringsbijdrage verschuldigd.