Fiscale forfaits binnenlandse dienstreizen geïndexeerd vanaf 1 december 2023

Werknemers die zich in opdracht van hun werkgever verplaatsen binnen België kunnen hierbij kosten maken. Als werkgever mag je deze kosten voor binnenlandse dienstreizen forfaitair aan jouw werknemers terugbetalen. Je mag je hiervoor baseren op de verblijfsvergoedingen die de overheid aan haar personeel toekent.

1. Fiscus

De fiscale forfaits zijn gekoppeld aan de spilindex. Door de overschrijding van de spilindex in oktober 2023, werden de bedragen met ingang van 1 december 2023 als volgt aangepast:

Dagforfait voor maaltijdkosten

Wanneer een werknemer een binnenlandse dienstreis maakt en hierdoor maaltijdkosten heeft, kan een werkgever deze maaltijdkosten vergoeden door de toekenning van een dagforfait.

Hiervoor moeten de volgende voorwaarden cumulatief vervuld zijn:

• de verplaatsing duurt minimaal 6 uur;
• de werkgever of een derde mag op geen enkele manier de kost van de maaltijd op zich nemen (vb. toegang tot een bedrijfsrestaurant van de werkgever of een derde, een klant of leverancier voorziet een maaltijd, de maaltijd is inbegrepen in het inschrijvingsgeld van een opleiding, …);
• de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel om maaltijdkosten te dekken (vb. maaltijdcheques, …).

Maandforfait voor maaltijdkosten

Voor werknemers die regelmatig op de baan zijn, kan de werkgever er ook voor kiezen om te werken met een maandforfait. In dat geval geldt de voorwaarde dat de verplaatsing minimaal 6 uur moet duren niet.

De maandelijkse forfaitaire vergoeding is gelijk aan een aantal keer de dagelijkse forfaitaire vergoeding met een maximum van 16 keer de dagelijkse forfaitaire vergoeding bij een voltijdse tewerkstelling.

Het aantal dagelijkse vergoedingen is identiek voor de werknemers die dezelfde functie uitoefenen en wordt vastgesteld op basis van het gemiddelde van de voltijdse prestaties geleverd door deze werknemers tijdens het voorgaande jaar. Bij een deeltijdse tewerkstelling moet er een pro rata worden toegepast rekening houdend met het tewerkstellingspercentage van de werknemer.

In deze situatie gaat het om een vast forfait per maand dat wordt gekoppeld aan een bepaalde functie en niet aan het effectief aantal dienstverplaatsingen dat maandelijks door elke werknemer wordt afgelegd. Ook bij de toepassing van het maandelijkse forfait mag de werkgever of een derde de maaltijdkosten niet op een andere manier vergoeden.

Forfait voor huisvestingskosten

Wanneer een werknemer in België buiten zijn woonplaats moet logeren naar aanleiding van de uitoefening van zijn functie, kan een aanvullende dagelijkse forfaitaire vergoeding voor verblijfkosten (huisvesting) worden toegekend. Er moet wel cumulatief aan volgende voorwaarden voldaan worden:

• de verplaatsing geeft geen aanleiding tot het opnemen van de huisvestigingskost door de werkgever of een derde;
• de verplaatsing geeft geen aanleiding tot enig ander voordeel van dezelfde aard.

2. De RSZ

De RSZ hanteert andere forfaits voor de terugbetaling van gemaakte kosten voor binnenlandse dienstreizen door niet-sedentaire werknemers. Deze forfaits werden niet geïndexeerd op 1 december 2023.

Voor de RSZ gelden bijgevolg nog steeds de volgende forfaits:

• een baanvergoeding van € 10 per dag voor verplaatsingen van minstens 4 opeenvolgende uren en waarbij geen gebruik kan worden gemaakt van de sanitaire en andere faciliteiten van de werkgever, zoals wasplaatsen, refters, toiletten, …;
• een maaltijdvergoeding van € 7 per dag voor verplaatsingen van minstens 4 opeenvolgende uren en waarbij de maaltijdkosten op geen enkele andere manier reeds ten laste worden genomen (vb. maaltijdcheques, …). Deze vergoeding wordt maar aanvaard als de werknemer niet anders kan dan de maaltijd buitenshuis te gebruiken;
• een verblijfsvergoeding van € 35 per nacht indien een werknemer voor de nacht niet naar huis kan gaan.

Voor beide instanties gelden wel dezelfde regels inzake het cumulverbod. Zo mag een werkgever dezelfde kosten niet op basis van reële bewijsstukken én op forfaitaire basis aan de werknemers terugbetalen. Daarnaast moet de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheques ook worden afgetrokken van de dagelijkse kostenvergoeding wanneer de werknemers ook maaltijdcheques voor deze werkdagen ontvangen.

Als werkgever moet je bij het toekennen van een kostenvergoeding voor binnenlandse dienstreizen aan jouw werknemers steeds rekening houden met zowel de fiscale regels als met de instructies van de RSZ hieromtrent.

Bron: Circulaire 2023/C/98 over de vergoedingen voor verblijfskosten in België, www.fisconet.be en administratieve instructies RSZ 2023/4.