Formaliteiten maaltijdcheques: vermijd een herkwalificatie

Graag informeren wij u nogmaals over het belang van de naleving van de formaliteiten voor de toekenning van maaltijdcheques. Maaltijdcheques beantwoorden namelijk aan het begrip loon, tenzij zij tegelijkertijd aan al de onderstaande voorwaarden voldoen:

1. Schriftelijke toekenning

De toekenning moet vervat zijn in een cao of (bij ontstentenis van een syndicale delegatie of van het gebruik) in een schriftelijke overeenkomst.

2. Eén cheque per dag

Het aantal toegekende maaltijdcheques moet gelijk zijn aan het aantal dagen waarop de werknemer effectief arbeidsprestaties levert. Voor onder andere dagen van gewaarborgd loon bij ziekte, feestdagen... mogen er geen maaltijdcheques worden toegekend.

Onder bepaalde voorwaarden kan er wel voorzien worden in een alternatieve telling, namelijk:

• als er verschillende arbeidsregelingen zijn voor prestaties binnen de groep van voltijdsen; en/of
• als er verschillende arbeidsregelingen zijn voor prestaties binnen de groep van deeltijdsen.

Om deze alternatieve telling toe te passen, moet dit vervat zijn bij een cao of bij gebrek in het arbeidsreglement (ondernemingen met minder dan 50 werknemers en zonder syndicale delegatie).

3. Op naam van de werknemer

De maaltijdcheques moeten op naam van de werknemer worden afgeleverd. Het is voldoende dat de toekenning ervan en de gegevens erover opgenomen worden op de individuele rekening van de werknemer.

4. Geldigheidsduur

De geldigheidsduur van de maaltijdcheques is beperkt tot 12 maanden en de maaltijdcheques mogen enkel worden gebruikt ter betaling van een eetmaal of voor de aankoop van verbruiksklare voeding.

5. Tussenkomst

De werkgeverstussenkomst mag maximaal € 6,91 per cheque zijn en de werknemerstussenkomst moet minstens     € 1,09 per cheque zijn.

6. Nagaan saldo en geldigheidsduur

De werknemer moet voor het gebruik van de maaltijdcheques het saldo en de geldigheidsduur kunnen nagaan.

7. Via een erkende uitgever

De maaltijdcheques in elektrische vorm kunnen enkel ter beschikking worden gesteld door een erkende uitgever.

8. Kosten

Het gebruik van de elektronische maaltijdcheques mag geen kosten voor de werknemer teweegbrengen, behalve in geval van diefstal of verlies onder de voorwaarden vast te stellen bij cao op sectoraal- of ondernemingsvlak, of in het arbeidsreglement wanneer de toekenning geregeld is door een individuele schriftelijke overeenkomst. In ieder geval kan de kost van de vervangende drager, in geval van diefstal of verlies, de nominale waarde van één maaltijdcheque niet overschrijden.

Opgelet!
Indien maaltijdcheques loon zijn, betekent dit dat er socialezekerheidsbijdragen en belastingen verschuldigd zijn op het werkgeversaandeel in de cheques.
Heb je momenteel geen individuele overeenkomst afgesloten met je werknemers, kan je dergelijke overeenkomst steeds via ons bekomen. 

Bron: Administratieve instructies RSZ - 2022/4.