GPS-tracking: past u de regels correct toe?

Op 31 maart 2021 diende een werknemer een klacht in tegen zijn werkgever bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (de vroegere Privacycommissie), hierna afgekort “GBA”. De werkgever had de geregistreerde priktijden vergeleken met de ritverslagen van het voertuig. Hij stelde vast dat de werknemer zijn privé-adres, het adres van zijn moeder, een bepaald café en enkele willekeurige straten had bezocht en bijgevolg prikfraude had gepleegd. De werknemer stelt dat hij niet op de hoogte was van het feit dat er GPS-tracking was geïnstalleerd in de dienstvoertuigen; ook in het arbeidsreglement van de onderneming waren hieromtrent geen bepalingen opgenomen.

In zijn beslissing van 21 februari 2023 herhaalt de GBA de principes omtrent de installatie en het gebruik van systemen van gps-tracking. Wij lichten deze even voor je toe.  

Wettigheid

De principes en modaliteiten van het toezicht via GPS-systemen moeten worden opgenomen in een specifiek reglement (‘policy’) dat duidelijk is en voldoende toegankelijk.

Deze regels moeten worden opgesteld in overleg met de werknemers en, in voorkomend geval, na het advies van de ondernemingsraad/het comité/de vakbondsafvaardiging. Het reglement moet de doelen van het toezicht en de frequentie van het toezicht verduidelijken op een precieze en expliciete manier.

Een loutere vermelding van het bestaan van een ‘GPS-tracking’-systeem in het arbeidsreglement, zonder verdere details over de modaliteiten van de controle, is niet voldoende.

Rechtmatigheid

De doelstelling voor een controle via een GPS-systeem moet legitiem zijn en een inmenging in de privacy van de werknemer rechtvaardigen. De GBA bestempelt de volgende doelstellingen als legitiem:

• de veiligheid van de werknemer (bijvoorbeeld bij het vervoer van waardevolle materialen);
• de bescherming van het voertuig en/of de lading ervan (bijvoorbeeld bij vervoer van gevaarlijke producten);
• de optimalisering van het beheer van de beroepsverplaatsingen (bijvoorbeeld bij verkopers, technici, chauffeurs);
• de opvolging en het opmaken van facturen voor diensten waarbij gebruik gemaakt wordt van een voertuig (bijvoorbeeld bij pechverhelping, vuilnisophaling);
• de controle van de werknemer, met name het professioneel gebruik van de dienstwagen en/of de prestaties van de werknemers. Volgens de GBA is dit enkel toegelaten indien er geen andere mogelijkheid bestaat om de prestaties te controleren. De controles van de prestaties via GPS is volgens de GBA niet mogelijk voor werknemers die hun werk vrij kunnen organiseren (bijvoorbeeld handelsvertegenwoordigers).

Deze doelstellingen moeten uitdrukkelijk worden vermeld in de geolokalisatiepolicy. Enkel gegevens die nodig zijn om deze doelstellingen te bereiken, mogen worden verwerkt (afgelegde kilometers, stoptijden, naam werknemer, enz.).

Evenredigheid

Als het systeem wordt opgezet om toezicht te houden op de uitvoering van de aan de werknemers toevertrouwde taken, moet dit toezicht gericht plaatsvinden en worden gerechtvaardigd door aanwijzingen van vermoedelijk misbruik door bepaalde werknemers.

Een permanente controle met systematische uitlezing van de door het locatiesysteem geregistreerde gegevens, wordt in principe als onevenredig beschouwd. Toch zijn er bepaalde situaties waarin een regelmatigere controle gerechtvaardigd kan zijn wanneer deze rechtstreeks verband houdt met de aard van de door de werknemer uit te voeren taken of om het beheer van verplaatsingen met bedrijfswagens te optimaliseren (bijvoorbeeld verkopers, technici buitendienst, enz.).

Zelfs dan mogen voertuigen echter niet continu worden gevolgd. Het systeem moet in elk geval gedeactiveerd kunnen worden wanneer de werknemer het voertuig buiten de werkuren gebruikt.

Transparantie

Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) mogen persoonsgegevens slechts worden verwerkt wanneer de betrokkene daarvoor zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend of wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is.

Geolocatie wordt in de context van de arbeidsrelatie beschouwd als een gerechtvaardigde praktijk die noodzakelijk is voor de activiteit van de onderneming; de instemming van de werknemer is dus niet vereist. In alle andere gevallen (bijvoorbeeld voor rondreizende werknemers) moet de werknemer echter schriftelijk instemmen met de installatie van een GPS-systeem.

De werkgever moet vooraf de volgende informatie verstrekken:

• de rechtsgrond voor de gegevensverwerking. In het geval van geolocatie kan dit het gerechtvaardigd belang van de onderneming of van derden zijn;
• wie wordt gecontroleerd;
• de mate waarin wordt gecontroleerd;
• de doelen die door de controle worden nagestreefd;
• de aard van de mistoestanden die tot een controle kunnen leiden;
• de duur van de controle;
• de verwerkte gegevens;
• of de gegevens buiten de Europese Unie worden verzonden;
• wat de rechten van de werknemer zijn, zoals het recht om de gegevens te raadplegen, het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, het recht om de verwerking van de gegevens te beperken, …;
• de procedure die na de controle zal worden gevolgd.

In ondernemingen met 50 of meer werknemers moet er, in het kalenderjaar voorafgaand aan de invoering van het systeem, overleg worden gepleegd indien de invoering belangrijke collectieve gevolgen heeft. Er is sprake van “belangrijke collectieve gevolgen” wanneer 50% en ten minste 10 werknemers van een bepaalde beroepscategorie betrokken zijn bij de invoering van het GPS-systeem.

Waarvoor mag een GPS-systeem niet worden gebruikt?

Een GPS-systeem geïnstalleerd in een voertuig dat aan de werknemer ter beschikking wordt gesteld, mag niet worden gebruikt:

• om de naleving van de snelheidslimiet te controleren;
• om een werknemer permanent te controleren;
• in het voertuig van een werknemer die de vrijheid heeft om zijn verplaatsingen zelf te regelen;
• om verplaatsingen van personeelsafgevaardigden te volgen die in het kader van de uitoefening van hun mandaat gebeuren;
• om locatiegegevens op te halen buiten de werkuren, inclusief het tegengaan van diefstal of het controleren van de naleving van de gebruiksvoorwaarden van het voertuig;
• om de werktijd van de werknemers te berekenen indien hiervoor andere mogelijkheden bestaan.

Bron: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be