Moet je vanaf 1 februari 2024 meer vervoerskosten betalen aan werknemers?

Naar jaarlijkse gewoonte heeft de NMBS haar tarieven aangepast. Deze aanpassing is geldig vanaf 1 februari 2024 en heeft in sommige gevallen tot gevolg dat je ook meer moet betalen aan de werknemers als tussenkomst in hun vervoerskosten. In dit artikel vind je een samenvatting van de verschillende mogelijkheden per vervoermiddel.

OPENBAAR VERVOER PER TREIN
Als werkgever ben je verplicht om tussen te komen in de kosten van de werknemers indien deze met de trein komen werken. Is in jouw sector geen regeling getroffen of verwijst de cao in jouw sector naar de vaste tarieven van cao 19/9 van de NAR, dan wijzigt er op 1 februari 2024 niets.

Andere sectoren baseren de werkgeverstussenkomst op de werkelijke prijzen van de treinkaarten van de NMBS. De verhoging van de NMBS-tarieven vanaf 1 februari 2024 met 5,9%, heeft dan mogelijk wel een stijging van de werkgeverstussenkomst tot gevolg.

Ook in de sectoren die voorzien dat de werkgever een derdebetalersregeling met de NMBS moet afsluiten, heeft de verhoging van de NMBS-tarieven gevolgen. De werkgever betaalt in dat systeem minstens 80% van de kostprijs van het treinabonnement rechtstreeks aan de NMBS. De overheid betaalt het resterende gedeelte eveneens rechtstreeks aan de NMBS. De werknemer hoeft zelf dus niets te betalen.

ANDER OPENBAAR VERVOER
Ook de werknemers die met de bus, tram of metro naar het werk komen, hebben recht op een tussenkomst in hun vervoerskosten, vanaf de eerste kilometer. De tussenkomst verschilt naargelang de prijs van het abonnement en/of in functie van de afgelegde afstand:

• de prijs hangt af van de afstand: de tegemoetkoming van de werkgever is gelijk aan de prijs van de treinkaart voor de overeenstemmende afstand. Hier gelden m.a.w. ook de bedragen van cao 19/9. De werkgeverstussenkomst is echter beperkt tot 75% van de effectieve kostprijs van het vervoersabonnement;
• de prijs is een eenheidsprijs, ongeacht de afstand: de tussenkomst van de werkgever bedraagt 71,8% van de effectieve kostprijs van het vervoersbewijs. De tarieven van De Lijn werden op 1 april 2022 voor het laatst gewijzigd. In verschillende persberichten heeft De Lijn laten weten dat een prijsverhoging voor 2024 niet aan de orde is. Voorlopig is er dus geen wijziging van de werkgeverstussenkomst.

PRIVÉ-VERVOER
Wettelijk gezien is er geen algemene verplichte tussenkomst in de kosten indien de werknemer zijn eigen vervoermiddel gebruikt. Toch is in de meeste sectoren ook hiervoor een werkgeversbijdrage voorzien. Voor de sectoren die hun tussenkomst berekenen op basis van cao 19/9 wijzigt er niets op 1 februari 2024.

In sectoren waar de tussenkomst van de werkgever wordt berekend op basis van een percentage van de NMBS-tarieven van de treinkaarten zijn er mogelijk wel wijzigingen.

Ook voor sectoren die een indexmechanisme hebben afgesproken, moet er mogelijk een aanpassing gebeuren.

FIETSVERGOEDING
Werknemers die met de fiets komen werken, hebben recht op een tussenkomst van de werkgever. Deze tussenkomst kan geregeld worden door een sectorale cao. Zo zijn er sommige sectoren die de verplichte tussenkomst van de werkgever baseren op het maximaal vrijgesteld bedrag per kilometer voor de RSZ en de fiscus, dat sinds 1 januari 2024 € 0,35 per kilometer bedraagt.

Indien de sector niets voorziet, geldt de aanvullende algemene regeling van de NAR cao nr. 164. Deze cao bepaalt dat in sectoren en ondernemingen waar geen fietsvergoeding is voorzien, de werkgever alsnog verplicht is een fietsvergoeding te betalen gelijk aan € 0,28 per gefietste woon-werkkilometer (bedrag vanaf 1 januari 2024), voor een afstand beperkt tot 20 kilometer enkel.

In heel wat sectoren is de fietsvergoeding bijgevolg verhoogd sedert 1 januari 2024.

FISCALE VRIJSTELLING VOOR WOON-WERKVERKEER MET DE WAGEN OF MOTOR
De tussenkomst die je betaalt indien de werknemer zijn privé-vervoermiddel (eigen wagen, motor) voor zijn woonwerkverplaatsingen gebruikt, is in principe een belastbare bezoldiging.

Voor 2024 wordt er bij de berekening van de bedrijfsvoorheffing maandelijks een vast bedrag van € 40,8 vrijgesteld oftewel € 490 per jaar. De vrijstelling geldt enkel voor de werknemer die opteert voor een forfaitaire aftrek van zijn beroepskosten in de personenbelasting.

FISCALE VRIJSTELLING VOOR WOON-WERKVERKEER MET DE FIETS
De fiscaal vrijgestelde fietsvergoeding bedraagt vandaag € 0,35 per kilometer met een plafond van € 2.500 per jaar. Deze jaargrens werd vanaf 1 januari 2024 ingevoerd en was afgestemd op een werknemer met een gemiddelde woonwerkafstand van 17 kilometer, die 210 werkdagen pendelt met de fiets: € 0,35 x 34 kilometer (afstand heen en terug) x 210 dagen.

Bij het schrijven van dit artikel hebben wij vernomen dat de jaargrens tot waar de werkgever een RSZ- en belastingvrije fietsvergoeding kan toekennen, zou stijgen van € 2.500 naar € 3.500. Door het optrekken van de jaargrens tot € 3.500 vallen de fervente fietsers niet uit de boot. Deze jaargrens komt immers overeen met +/- 24 kilometer woon-werkafstand (enkel). We wachten op de officiële publicatie van deze verhoging.