Ook de fiscus aanvaardt nu een forfaitaire kostenvergoeding voor telewerk

De RSZ aanvaardt al langer dat de kosten voor structureel thuiswerk op een forfaitaire wijze worden terugbetaald. Momenteel bedraagt de forfaitaire kostenvergoeding € 129,48. Tot voor kort legde de fiscus zich niet zomaar neer bij dit forfaitaire bedrag. De werkgever die dit wilde toepassen, diende een fiscale ruling aan te vragen.

Hierin is nu verandering gekomen door een circulaire van 14 juli 2020. Indien een werknemer minstens 5 werkdagen per maand thuis werkt, kan de forfaitaire kostenvergoeding vanaf 1 maart 2020 worden toegekend zonder dat de werkgever een fiscale ruling moet aanvragen. De fiscus aanvaardt ook het bedrag van € 129,48 (geïndexeerd bedrag vanaf 1 april 2020).

De vergoeding wordt geacht de bureaukosten te dekken, zijnde kosten verbonden aan de inrichting en het gebruik (incl. huur en eventuele afschrijvingen) van een bureau, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing, enz. in de verblijfplaats van de werknemer. De vergoeding mag niet worden gecombineerd met andere vergoedingen voor bureaukosten die de werknemer eventueel reeds ontvangt.

Voor een deeltijdse werknemer moet het bedrag niet worden geproratiseerd; het volledige bedrag mag worden toegekend, ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst. Er wordt ook geen onderscheid gemaakt tussen de verschillende functiecategorieën.

Verder moet er rekening gehouden worden met de volgende bepalingen:

• werknemers die hun werkelijke beroepskosten bewijzen in hun aangifte in de personenbelasting zijn verplicht om de forfaitaire vergoeding in mindering te brengen in de mate dat deze vergoedingen betrekking hebben op hun bewezen beroepskosten;

• een werkgever die een forfait toekent, mag dezelfde kosten niet meer ten laste nemen op basis van werkelijke bewijsstukken;

• de werkgever moet een nominatieve lijst ter beschikking houden met de werknemers die de forfaitaire thuiswerkvergoeding voor een bepaald aanslagjaar ontvangen;

• de forfaitaire thuiswerkvergoeding die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wordt betaald, moet worden verantwoord door individuele fiches. Op de fiche 281.10, naast rubriek b) van vak 26 ‘diverse inlichtingen’, moet de vermelding ‘Ja-ernstige normen’ worden ingevuld;

• voor werknemers die een ‘salary-split’ hebben, moet het forfait worden verminderd in verhouding tot de door de werknemers in België uitgeoefende werkzaamheid;

• het volledige bedrag mag ook worden uitbetaald tijdens het normale vakantieverlof, maar moet evenredig worden verminderd in geval van lange afwezigheid wegens andere redenen dan het jaarlijks vakantieverlof.

De circulaire bespreekt enkel de toekenning van bureaukosten in het kader van telewerk. Een werkgever kan altijd een aanvraag tot voorafgaande beslissing bij de Dienst Voorafgaande beslissingen in fiscale zaken (DVB) indienen wanneer hij:

• een forfaitaire terugbetaling van andere kosten dan bureaukosten wil toekennen;

• een forfaitaire vergoeding voor bureaukosten wil toekennen die niet voldoet aan de gestelde voorwaarden;

• bepaalde bestanddelen die gedekt zijn door de bureaukosten, zoals bijvoorbeeld een bureaustoel, ter beschikking wil stellen.