Telewerk en onkostenvergoedingen

De coronacrisis heeft het telewerk in een stroomversnelling gebracht, waardoor deze manier van werken vandaag niet meer weg te denken is. 

Dit telewerk brengt kosten voor de werknemers met zich mee (elektriciteit, verwarming, bureaumateriaal,…). In het voorjaar verduidelijkten de RSZ en de fiscus welke vergoedingen en kosten u aan de telewerkers kan betalen, zonder dat er sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing op verschuldigd zijn.

Om welke vergoedingen gaat het?

Forfaitaire kantoorvergoeding 

Een werkgever kan aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd telewerken een forfaitaire kantoorvergoeding toekennen van € 129,48 per maand.

Onder structureel en regelmatig wordt verstaan: het equivalent van één werkdag per week (vb. één volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week, meerdere dagen van een paar uur,…).  De beoordeling hiervan gebeurt op maandbasis.

Dit betekent dat u het forfait niet kan toekennen aan werknemers die occasioneel telewerken, bijvoorbeeld in geval van overmacht of indien er een technieker bij hen thuis langskomt.

Ook in de volgende gevallen kan er geen forfaitaire kantoorvergoeding worden betaald:

• de werknemer werkt van zijn normale werkuren slechts een paar uur per maand thuis;
• de werknemer presteert zijn normale werkuren op de werkvloer of elders en brengt zijn administratie ’s avonds of in het weekend thuis in orde;
• de werknemer is de volledige kalendermaand afwezig (vb. bij ziekte, zwangerschapsverlof,…)

Het bedrag mag wel worden uitbetaald tijdens de jaarlijkse vakantie. In geval van deeltijdse prestaties is een evenredige vermindering niet nodig.

Voor april, mei en juni 2021 werd het maandelijks maximumbedrag van de kantoorvergoeding tijdelijk verhoogd tot € 144,31. Het kernkabinet van de regering besliste reeds om deze maatregel te verlengen tot en met 30 september 2021, maar dit werd tot op heden nog niet bevestigd in een wettekst.

Is de toegekende vergoeding hoger dan het forfait en kan de hoogte van het bedrag niet verantwoord worden door bewijsstukken, dan wordt het gedeelte dat het maximum overschrijdt onderworpen aan RSZ en bedrijfsvoorheffing.

Op basis van de personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden waarin het telewerk wordt verricht, kan een onderscheid gemaakt worden in de toegekende kantoorvergoeding. Uiteraard moet er hiervoor wel een objectieve verantwoording zijn.

Deze forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten, zoals gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden,…

Combinatie forfaitaire kantoorvergoeding met andere forfaits 

Bovenop het forfait van € 129,48 (of € 144,31 in april, mei en juni 2021) kan de werkgever nog de volgende forfaits toekennen:

• maximum € 20 per maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en –abonnement

EN

• maximum € 20 per maand voor het professioneel gebruik van een privécomputer met randapparatuur

       OF

• maximum € 10 per maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerscherm, printer/scanner zonder privécomputer (€ 5 per maand per item gedurende maximaal 3 jaar)

Let op! Een inspecteur kan tijdens een controle nagaan of u niet ‘buiten de lijntjes kleurt’ in de toekenning van de kostenvergoeding aan uw telewerkers. We raden dan ook aan om de toekenning ervan te regelen in een overeenkomst die u als bijlage toevoegt aan de arbeidsovereenkomst van de betrokken werknemers. We stellen hiervoor een ‘bijlage bij de arbeidsovereenkomst in verband met telewerk’ ter beschikking. Tevens kan u de dagen telewerk best laten boeken onder de specifieke looncode 11. Voor die dagen wordt er dan geen tussenkomst woon-werkverkeer toegekend, want de werknemer maakt geen kost meer voor de woon-werkverplaatsingen.

Heeft een graag een schematische weergave van de combinatiemogelijkheden? Die kunt u hier terugvinden.

Andere kostenvergoedingen

Ook andere kostenvergoedingen kunnen niet zomaar als een extraatje gegeven worden; bij een controle moet u kunnen bewijzen dat de werknemer de betrokken uitgaven wel degelijk doet en dat de kosten plausibel zijn in het kader van de uitoefening van de functie en/of de werkomstandigheden.

We kunnen twee soorten terugbetaalde kosten onderscheiden:

• Werkelijk terugbetaalde kosten: terugbetaling van kosten op basis van bewijsstukken die een werknemer voorlegt, zoals een factuur, parkingticket,…

• Forfaitair terugbetaalde kosten: omwille van administratieve uniformisering werd er voor een aantal kosten een forfait vastgesteld. Het forfait moet niet verantwoord worden door verantwoordingsstukken op zich, maar er moet uiteraard wel aangetoond kunnen worden dat de uitgave werkelijk gebeurde.

Hier vindt u een onkostentabel met de verschillende posten waarvoor de RSZ een forfait aanvaardt. Bij elke kostenpost vindt u de bedragen, alsook de voorwaarden waaronder deze forfaits mogen worden toegepast.

We dienen erop te wijzen dat de forfaits niet steeds aanvaard worden door de fiscus. Wie zeker wil zijn dat men ook fiscaal in orde is, sluit hieromtrent best een ruling met de fiscus.

De toekenning van de forfaitaire kostenvergoedingen kan geregeld worden in een ‘Overeenkomst over de toekenning van een kostenvergoeding’ die u bij onze diensten kunt bekomen. Uiteraard moet u daarnaast nog aantonen dat de kosten effectief en beroepsmatig verantwoord zijn.

Heeft u specifieke vragen of wenst u de reeds toegekende kostenvergoedingen eens onder de loep te nemen? Contacteer ons dan, we kunnen u hierin met raad en daad bijstaan.