Verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen: bedragen 2023

Sedert 2018 verscheen er in het Belgisch Staatsblad geen aangepaste landenlijst meer met bedragen van de dagelijkse forfaitaire verblijfsvergoedingen die worden toegekend aan de ambtenaren van de FOD Buitenlandse zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking die in dienstopdracht naar het buitenland gezonden worden. Op 15 februari 2023 werd een nieuwe landenlijst met aangepaste bedragen gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.

Je kan als werkgever deze bedragen ook toepassen voor je werknemers die voor het werk tijdelijk naar het buitenland moeten. De kosten die je werknemers in het buitenland maken, mag je op forfaitaire wijze terugbetalen.

Voor het toekennen van deze forfaitaire verblijfsvergoedingen voor buitenlandse dienstreizen moet je wel rekening houden met een aantal voorwaarden en beperkingen. Mits naleving van deze voorwaarden zullen deze vergoedingen worden aangemerkt als kosten eigen aan de werkgever. Deze zullen bijgevolg niet belastbaar zijn in hoofde van de begunstigde, volledig aftrekbaar zijn als beroepskost voor de werkgever en niet onderworpen worden aan de sociale zekerheidsbijdragen.

1. Dienstreizen van max. 30 kalenderdagen

Onder ‘dienstreis naar het buitenland’ wordt verstaan: een opdracht van korte duur in het buitenland in effectieve dienst of opdracht van de werkgever of vennootschap waarin men werknemer of bedrijfsleider is. Onder ‘korte duur’ wordt verstaan: een dienstreis van min. 10 uur (bij vertrek en aankomst op dezelfde dag) en max. 30 kalenderdagen.

De forfaitaire vergoedingen kunnen enkel worden gebruikt ter vergoeding van de kosten van werknemers en bedrijfsleiders die hun beroepswerkzaamheden in vergelijkbare omstandigheden uitoefenen als de ambtenaren van de ‘carrière hoofdbestuur’ van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (categorie 1).

Bijgevolg moet het gaan om werknemers en bedrijfsleiders die hoofdzakelijk een sedentaire beroepsactiviteit uitoefenen en in het kader daarvan eenmalig, occasioneel of zelfs regelmatig dienstreizen naar het buitenland maken. Kortom is de regeling niet van toepassing op de werknemers of bedrijfsleiders voor wie verplaatsingen van en naar het buitenland, deel uitmaken van hun normale dagelijkse beroepsactiviteit. 

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de dagelijkse forfaitaire vergoeding en de maximale logementsvergoeding.

Dagelijkse forfaitaire vergoeding

De dagelijkse forfaitaire vergoeding dekt de maaltijdkosten van de lunch en het diner, alsook de kleine uitgaven die ter plaatse gebeuren zoals de plaatselijke vervoerskosten, drank- en snackkosten, telefonische communicatiekosten en kosten in verband met andere contante uitgaven. De kosten in verband met de huisvestiging en de verplaatsingen naar het buitenland en terug worden hieronder niet begrepen.

De werkgever heeft de keuze tussen het algemene forfait ten bedrage van € 37,18 als minimum of het forfait vanuit de landenlijst categorie 1. Het bedrag van € 37,18 mag dus steeds toegepast worden voor landen waarvoor op basis van de landenlijst een lager bedrag van toepassing zou zijn.  

Het volledig forfait mag slechts in de volgende gevallen worden betaald:

• per volledige dag van afwezigheid (dit is de dag tussen twee overnachtingen op een dienstreis);
• voor dienstreizen met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal met min. 10 uur afwezigheid.

Indien je als werkgever de maaltijdkosten rechtstreeks ten laste neemt, wordt de dagelijkse forfaitaire vergoeding verminderd met 35% voor de lunch en 45% voor het diner. De vermindering van 15% van ontbijtkosten is niet meer van toepassing. De ontbijtkosten zitten voortaan vervat in de logementsvergoeding.

Voor dienstreizen die langer dan 24 uren duren, wordt de dagvergoeding voor de dagen van vertrek en terugkeer, ten belope van de helft, als kost eigen aan de werkgever of vennootschap in aanmerking genomen. Op de halve dagvergoeding moeten de bovenstaande verminderingen niet toegepast worden.

Logementsvergoedingen en reiskosten

De overnachtings-, ontbijt- en reiskosten kunnen enkel op basis van bewijsstukken worden terugbetaald. 

2. Dienstreizen van meer dan 30 kalenderdagen

Sinds 10 oktober 2013 aanvaardt de fiscus ook forfaitaire verblijfsvergoedingen toegekend voor dienstreizen langer dan 30 kalenderdagen.

Meer bepaald moet er rekening gehouden worden met volgende voorwaarden:

• de vergoedingen mogen enkel betaald worden voor buitenlandse dienstreizen van meer dan 30 kalenderdagen maar beperkt tot max. 24 maanden;
• de betaling van de forfaitaire vergoedingen moet worden stopzet zodra de werknemer of de betrokken bedrijfsleider zich vestigt in het buitenland;
• de tabel die de werkgever hiervoor moet raadplegen is deze van categorie 2.

Het besluit treedt in werking op 15 februari 2023.

Verblijven die reeds werden goedgekeurd, maar nog niet hebben plaatsgevonden, zijn onderworpen aan de bedragen van de nieuwe landenlijst gepubliceerd op 15 februari 2023 op voorwaarde dat deze voordeliger zijn voor de betrokken werknemer.

Bron: Ministerieel besluit dd. 10 januari 2023 houdende vaststelling van verblijfskostenvergoedingen toegekend aan personeelsleden en afgevaardigden van de Federale Overheidsdienst Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel, en Ontwikkelingssamenwerking die belast zijn met een dienstopdracht in het buitenland of die in internationale commissies zetelen, BS 15 februari 2023.