Voordeel bedrijfsfiets moet voortaan op de fiscale fiche worden vermeld

Bedrijfsfietsen winnen steeds meer aan populariteit. Eén van de redenen hiervoor is het fiscaal gunstregime. Het is namelijk zo dat, wanneer een werkgever een bedrijfsfiets ter beschikking stelt, dit voordeel volledig vrijgesteld is van belastingen en sociale bijdragen indien twee (cumulatieve) voorwaarden zijn vervuld:

1. De bedrijfsfiets moet worden gebruikt voor (een deel van) de woon-werkverplaatsingen. In voorafgaande beslissingen heeft de fiscus in eerdere casussen 10% aanvaard. Komt de werknemer of bedrijfsleider nooit met de fiets naar het werk omdat de afstand tussen het werk en thuis te groot is, moet in principe een voordeel alle aard worden geboekt voor de fiets (= de werkelijke waarde).
2. De werknemer of bedrijfsleider opteert voor een forfaitaire aftrek van de beroepskosten.

Vanaf inkomstenjaar 2024 moet het voordeel van deze bedrijfsfietsen op de fiscale fiche worden vermeld.
Deze nieuwe ficheverplichting heeft geen impact op de loonberekening.

Waarover gaat het? 
Vanaf het inkomstenjaar 2024 moeten de fiscale fiches (nrs. 281.10 en 281.20) melding maken van:

1. de werkelijke waarde van de bedrijfsfiets die ter beschikking wordt gesteld door de werkgever;
2. het totaalbedrag van de fietsvergoedingen.

Op de fiche ‘10’ worden in het vak 14 de volgende lijnen toegevoegd:

• d) Verplaatsingen met een rijwiel of speed pedelec en
• e) Voordeel ontstaan uit de terbeschikkingstelling van een rijwiel of speed pedelec.

Voor fiche ‘20’ (bedrijfsleiders) zal er een nieuw vakje komen.

Welke fietsen?
De nieuwe ficheverplichting is van toepassing voor:

• bedrijfsfietsen (via leasing) die in het kader van een cafetariaplan, flexibel verloningsplan of ‘on top’ (bovenop het salaris) worden toegekend;
• deelfietsen;
• bedrijfsfietsen die door de werkgever worden aangekocht en die door de werknemer of bedrijfsleider mogen worden gebruikt voor woon-werkverplaatsingen.

Het doel?
Werknemers en bedrijfsleiders die ervoor geopteerd hebben om hun werkelijke beroepskosten aan te geven, moeten vanaf 2024 in de personenbelasting worden belast op het voordeel van de bedrijfsfiets en de fietsvergoeding.

Voor werknemers en bedrijfsleiders, die kiezen voor een forfaitaire aftrek van beroepskosten, heeft deze vermelding op de fiscale fiche dus geen impact.

Hoe moet het voordeel worden berekend?
De werkelijke waarde van het voordeel moet worden vermeld, rekening houdend met:

• de aard van het aanbod: het voordeel zal verschillen naargelang de verkrijger enkel over een fiets beschikt of daarbovenop ook nog andere diensten geniet;
• de grootte van het aanbod: het voordeel zal uiteraard verschillen naargelang de verkrijger permanent of slechts beperkt over de fiets beschikt;
• de waarde van het aanbod: het voordeel zal verschillen naargelang de waarde die steeds inclusief btw moet worden vastgesteld;
• de vaststelling van het voordeel: het is aan de werkgever om, voor elk geval afzonderlijk op basis van de feitelijke omstandigheden, het voordeel vast te stellen op zijn werkelijke waarde voor de verkrijger, zodat het overeenstemt met de door hem gerealiseerde besparing.

Voorbeelden in de circulaire:

1. Een werkgever leaset een fiets. De fiets maakt deel uit van een pool zonder te zijn toegewezen aan een specifieke werknemer. De werknemer kan het volledige jaar, telkens wanneer hij dat wil, beschikken over de fiets. 
   Er kan worden aanvaard dat het voordeel wordt vastgesteld op basis van de door de werkgever gedragen kosten. Het gaat in principe om de huur betaald door de werkgever voor het volledige jaar.
2. Een werkgever koopt een elektrische fiets en stelt deze permanent ter beschikking aan zijn werknemer (waarde: 3.000 euro), evenals de toebehoren (waarde: 500 euro). De werkgever neemt de herstellings- en onderhoudskosten (overeenkomst van 80 euro per jaar) ten laste. De werknemer beschikt het hele jaar door over de fiets bij hem thuis. Er kan worden aanvaard dat het voordeel wordt vastgesteld op basis van de aankoopprijs van de fiets en de toebehoren gespreid over 5 jaar, zijnde de economische levensduur van de fiets, waaraan de kosten van de herstellings- en onderhoudsovereenkomst worden toegevoegd.

VAA = (3.000 euro + 500 euro = 3.500 euro) / 5 = 700 euro per jaar.
Onderhouds- en reparatiecontract (80 euro per jaar). Totaal = 780 euro.

Wanneer de fiets ter beschikking wordt gesteld vanaf 01.07.2024, zal het bedrag van het voordeel als volgt worden toegewezen:

• • Aanslagjaar 2025 (inkomsten 2024): 780 X 184/366 = 392,13 euro.
  • Aanslagjaar 2026 (inkomsten 2025) en nadien: 780 euro.

Wat als werknemers en bedrijfsleiders kiezen om de werkelijke beroepskosten te bewijzen?
Deze werknemers en bedrijfsleiders zijn uitgesloten van de vrijstellingsregeling. Zij mogen een kostenforfait per afgelegde kilometer toepassen voor het gebruik van de fiets in het kader van verplaatsingen tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling.

Voor aanslagjaar 2025 (inkomsten 2024) bedraagt het geïndexeerde bedrag van dit kostenforfait 0,35 euro per afgelegde kilometer. De werkelijk gemaakte kosten voor het gebruik van de fiets in het kader van de verplaatsingen tussen de woonplaats en de plaats van tewerkstelling zijn, indien bewijs voorhanden is, in principe volledig aftrekbaar van de belastbare grondslag van de belastingplichtige.

Voorbeeld:
Mevrouw C. legt tijdens het belastbaar tijdperk 2024 (aanslagjaar 2025) woon-werkverkeer af met de fiets voor een totale afstand van 8.000 km. Haar werkgever betaalt haar hiervoor een fietsvergoeding van 3.200 euro (namelijk 0,40 euro x 8.000 km). Mevrouw C. kiest ervoor om haar werkelijke kosten aan te geven (aanslagjaar 2025), maar is niet in staat om het bewijs te leveren van de werkelijk gemaakte kosten voor haar woon-werkverkeer met de fiets:

• • 3.200 euro (0,40 euro x 8.000 km) – beroepsinkomen (belastbaar)
  • 2.800 euro (0,35 euro x 8.000 km) – forfaitaire kostenaftrek.

Bron: Circulaire 2024/C/22 over de vrijstelling van de fietsvergoeding en het voordeel dat voortvloeit uit de terbeschikkingstelling van een bedrijfsfiets, alsook over de beroepskosten verbonden aan het gebruik van de fiets woon-werkverkeer.