Moet je vanaf 1 februari 2023 meer vervoerskosten betalen aan je werknemer?

Naar jaarlijkse gewoonte heeft de NMBS de tarieven aangepast. Deze aanpassing is geldig vanaf 1 februari 2023 en heeft in sommige gevallen tot gevolg dat je ook meer moet betalen aan de werknemers als tussenkomst in hun vervoerskosten.

In dit artikel vind je een samenvatting van de verschillende mogelijkheden per vervoermiddel.

Openbaar vervoer per trein
Als werkgever ben je verplicht om tussen te komen in de kosten van de werknemers indien deze met de trein komen werken. Is in jouw sector geen regeling getroffen of verwijst de cao in jouw sector naar de vaste tarieven van cao 19/9 van de NAR, dan wijzigt er op 1 februari 2023 niets.

Andere sectoren baseren de werkgeverstussenkomst op de werkelijke prijzen van de treinkaarten van de NMBS. De verhoging van de NMBS-tarieven vanaf 1 februari 2023 met 9,73 %, heeft dan mogelijk wel een stijging van de werkgeverstussenkomst tot gevolg.

Ook in de sectoren die voorzien dat de werkgever een derdebetalersregeling met de NMBS moet afsluiten, heeft de verhoging van de NMBS-tarieven gevolgen. De werkgever betaalt in dat systeem minstens 80% van de kostprijs van het treinabonnement rechtstreeks aan de NMBS. De overheid betaalt het resterende gedeelte eveneens rechtstreeks aan de NMBS. De werknemer hoeft zelf dus niets te betalen.

Ander openbaar vervoer
Ook de werknemers die met de bus, tram of metro naar het werk komen, hebben recht op een tussenkomst in hun vervoerskosten, vanaf de eerste kilometer. De tussenkomst verschilt naargelang de prijs van het abonnement al dan niet wordt berekend in functie van de afgelegde afstand:

• de prijs hangt af van de afstand: de tegemoetkoming van de werkgever is gelijk aan de prijs van de treinkaart voor de overeenstemmende afstand. Hier gelden m.a.w. ook de bedragen van cao 19/9. De werkgeverstussenkomst is echter beperkt tot 75% van de effectieve kostprijs van het vervoersabonnement;
• de prijs is een eenheidsprijs, ongeacht de afstand: de tussenkomst van de werkgever bedraagt 71,8% van de effectieve kostprijs van het vervoersbewijs.

De tarieven van De Lijn werden op 1 april 2022 voor het laatst gewijzigd. Op het ogenblik van publicatie van dit CLB Nieuws is het nog niet duidelijk wanneer de tarieven opnieuw zullen wijzigen. Voorlopig is er dus geen wijziging van de werkgeverstussenkomst.

Privé-vervoer
Wettelijk gezien is er geen algemene verplichte tussenkomst in de kosten indien de werknemer zijn eigen vervoermiddel gebruikt. Toch is in de meeste sectoren ook hiervoor een werkgeversbijdrage voorzien.

Voor de sectoren die hun tussenkomst berekenen op basis van cao 19/9 wijzigt er niets op 1 februari 2023. In sectoren waar de tussenkomst van de werkgever wordt berekend op basis van een percentage van de NMBS-tarieven van de treinkaarten zijn er mogelijk wel wijzigingen.

Ook voor sectoren die een indexmechanisme hebben afgesproken, moet er mogelijk een aanpassing gebeuren.

Fietsvergoeding
Werknemers die met de fiets komen werken, hebben recht op een tussenkomst indien de sector dit voorziet. Sommige sectoren baseren zich op het maximaal vrijgesteld bedrag per kilometer voor de RSZ en de fiscus, dat sinds 1 januari 2023 € 0,27 per kilometer bedraagt.

Naar aanleiding van een nieuwe cao nr. 164 wordt deze fietsvergoeding vanaf 1 mei 2023 verplicht voor alle werknemers uit de privésector die met de fiets naar het werk komen.

Fiscale vrijstelling
De tussenkomst die je betaalt indien de werknemer zijn privé-vervoermiddel (eigen wagen, motor) voor zijn woonwerkverplaatsingen gebruikt, is in principe een belastbare bezoldiging.

Voor 2023 wordt er bij de berekening van de bedrijfsvoorheffing maandelijks een vast bedrag van € 39,20 vrijgesteld.

Opgelet: De vrijstelling geldt enkel voor de werknemer die opteert voor een forfaitaire aftrek van zijn beroepskosten in de personenbelasting.